仕事で頼まれたことを忘れないためのタスク管理法【紙とペン】

仕事で上手にタスク管理をしたい方へ

人から仕事を頼まれた時に、約束や締め切りを守れない。なんか忘れてしまう。 便利なツールとかあれば知りたい。と考えていませんか？

本記事では、この疑問を解決します。

本記事の内容

• タスクを忘れずに片付ける方法とは

• タスクを受け取る時に締め切りと成果内容を具体化すべき

著者について

この記事を書いている私は会社員としてソフトウェア開発の経験が18年ほどあり、 直近3年は20名程度のプロジェクトでリーダーとして開発管理をしています。 上司・部下・顧客から依頼されるタスクを日々片付けています。

1 タスクを忘れずに片付ける方法とは

1.1 タスクを記録する

タスク管理のために、まずはタスクを記録します。
人間は時間が経過すると忘れてしまいます、だから記録して残してください。記憶力に頼ってはいけません。
タスクが記録に残っていると思えば、そのタスクに取り掛かっていない時に安心して忘れることができます。
(自宅で休息している時、通勤している時、他のタスクに取り掛かっている時、など)
依頼されたタスクの内容を安心して忘れることはストレスの軽減になります。
その結果、あなたの仕事のパフォーマンスは良くなります。

記録する媒体は紙が良いでしょう。 私は会社の備品のキャンパスノートを使っています。

ノートPCのメモ帳、スマホのノートアプリ、TODO管理のWebサービスなど世の中にはたくさんのツールがありますが まずは紙のノートでタスク管理することをオススメします。

紙のノートの利点は次の通りです。

(1)メモするまでのハードルが低い
ノートPC・スマホアプリ・Webサービスは環境の準備の手間がかかりますし、ツールの使い方を習得する必要があります。 紙のノートなら誰でも使ったことがありますし、ノートを開けばすぐにメモできます。 社内や顧客との打ち合わせに手軽に持って行くことができますので、その場で記録すれば忘れることはありません。

(2)自由に書ける
紙のノートなら図や表など、なんでも自由に書けます。 追加の説明を書き込んだ事も、内容を訂正したことも、見たらわかります。

ちなみに私は三菱鉛筆のジェットストリームボールペンを愛用しています。

(3)検索が速い
紙のノートなら開けばすぐに内容を確認することができます。 ノートを使い慣れると、視覚と触覚で記憶が強化されると個人的に感じています。 どのあたりに何が書いてあるか確認して思い出せる事を体感すれば、安心して忘れることができます。

1.2 タスクの優先順位をつける

あなたのノートにタスクが並んだら、タスクの優先順位をつけます。 なぜなら全てのタスクを同時に片付けることは出来ないからです。

AさんとBさんの二人から別々のタスクを依頼された場合、 あなたに上司や先輩がいるなら相談して優先順位をつけてもらうと良いでしょう。 いない場合は、タスクの締め切り日や依頼者の重要度・得られる報酬などを元に自分で優先順位を判断します。

タスクの優先順位をつけた結果、締め切りを守れないタスクがある時は タスクの依頼者に正直に話して、締め切りやタスク内容の変更を打診して達成可能になるように調整しましょう。

出来ないことを事前に伝えて調整する姿勢は、相手から信頼を得ることが出来ます。 やって見たけどダメでした、と事後に伝えると信頼を失います。 相手に出来ないと伝えることは気が引けますが、仕事をする上でとても大切なことだと思います。

1.3 タスクが完了したら削除する

タスクが完了したら、完了したことがわかるようにします。
なぜならノートに完了したタスクが残っていると、完了してないタスクと区別がつかないためです。

私の場合は、タスクを取り消し線の要領で横棒の線を引いて、その右側に (OK) と書いて完了したことがわかるようにしています。
タスクを削除すると達成感を感じて気分が良くなります。
この達成感を励みにしてタスク管理を続けていってください。
完了したタスクが積み重なって行くと、自分はこんなにたくさんの仕事をしたのだと自信になると思います。
一息ついたら次のタスクに取り掛かりましょう。

2.タスクを受け取る時に締め切りと成果内容を具体化すべき

タスクを受け取るときは締め切りと成果内容を具体化して、依頼者と合意を取りましょう。 「え？合意？そんなの面倒じゃん・・・」て思うかも知れませんが、それじゃあ甘いです。

2.1 タスクは締め切りと成果定義があって初めて仕事となる

Aさんがあなたにタスクを依頼したということは、Aさんはあなたのタスク成果を使って次のタスクを開始する予定だということを想定するべきです。 想定することであなたは精度の高い仕事をできるようになるからです。

例えば、あなたがある商品の調査をAさんから依頼されたとしたら、以下のようにAさんの次のタスクがあるということです。
あなたのタスク成果：商品の調査結果
Aさんの次のタスク：商品の購入判断

Aさんはいつまでに商品を購入する必要があるのか？ということがタスクの締め切りに関係しているはずです。
また、商品の購入判断の基準としてAさんはどんな情報が欲しいのか要望があるはずです（価格？性能？口コミ？)
このような想定に基づいて、Aさんから情報をヒアリングして締め切り日やタスク成果を具体化をすることが大事です。

Aさんが具体的な締め切り日を言わない場合でも、あなたの方からいつ成果を提出するか示して決めてしまうのが良いです。
急にAさんから明日までに必要と言われて、遅くまで残業となるのは誰でも嫌なはずです。
締め切り日を事前に合意しておけば、そのようなことは防げます。

タスク成果も事前に具体化して合意しておけば、Aさんに成果を提出してから、「○○の情報も調査して欲しい」と言われる事を防げます。

以上のことから、タスクを受け取るときは締め切りと成果内容を具体化して、依頼者と合意しましょう。
もちろん合意した内容は紙のノートに記録として残しましょう。

参考情報

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